Telefonservice für Rechtsanwälte (Anwaltssekretariat)

Das EVE Office Anwaltssekretariat (Telefonservice für Rechtsanwälte): Rechtsanwälte, die allein oder in einer kleinen Kanzlei tätig sind, haben häufig das Problem, dass sie sich um alles selbst kümmern müssen. Und wenn man bei Gericht ist, dann läuft im Büro der Anrufbeantworter. Machen Sie Schluß damit! Nutzen Sie das EVE Office Anwaltssekretariat und bleiben Sie erreichbar.

Lassen Sie als Rechtsanwalt Ihr Sekretariat von EVE Office die Anrufe annehmen und fokussieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge. Dadurch gewinnen Sie mehr Freiraum. Auch sind Sie somit in der Lage Anrufe zu filtern.

Anwaltssekretariat bei EVE Office bedeutet: Bei jedem Anruf erhalten Sie eine qualifizierte Information per Email mit Name, Firma, Grund des Anrufs, Telefonnummer und wenn Sie wollen, so fragen wir auch gern noch mehr Details ab. Mit unseren Anrufgründen können Sie Pflichtfelder definieren, z.B. kann so bei einem bestehenden Fall immer das Aktenzeichen abgefragt und übermittelt werden. Bei EVE Office können Sie bis zu 10 Felder pro Anrufgrund hinterlegen. Aktenzeichen, Rechnungsnummer, Termindaten, alles kein Problem.

EVE Offfice - So funktionierts, Grafik (c) EVE Office

Sie wollen Herrn Meier nicht selbst zurückrufen? Dann sagen Sie einfach Ihrer Sekretärin was sie Herrn Meier ausrichten soll und sie ruft Herrn Meier zurück, mit den besten Grüßen von Ihnen sowie Ihrer Absenderrufnummer! Schon haben Sie mehr Freiraum und der Anrufer ist zufrieden.

Sie sind bei Gericht und ein Termin soll verschoben werden? Teilen Sie direkt aus dem Gerichtssaal per Smartphone Ihrer Sekretärin mit was Sie machen soll und sie tut es. Natürlich erhalten Sie auch darüber eine Information per Email.

Wir sollen einem Mandanten etwas ausrichten? Wir machen das!
Wir sollen einen Termin mit dem Mandanten machen? Auch das machen wir. Gern terminieren wir auch in Ihrem Kalender.

Typische Anrufgründe für einen Anwalt, mit den entsprechenden Pflicht-Abfragefeldern wie Aktenzeichen, Rechnungsnummer etc. richten wir ebenfalls gern für Sie ein!

WICHTIG: Beim EVE Office Anwaltssekretariat werden nur wenige Sekretärinnen für Sie arbeiten. Somit telefonieren Ihre Mandanten oft mit der gleichen Mitarbeiterin. Ein Wunsch, der uns von vielen Anwälten erreichte und den wir natürlich umsetzen.

Wichtige Merkmale vom EVE Office Anwaltssekretariat:
  • nur “wenige” Sekretärinnen für bessere Außendarstellung, kein Callcenter!
  • persönlicher Kontakt zu den Sekretärinnen per Email, Kundenbereich, Telefon
  • alle Sekretärinnen haben eine Verschwiegenheitserklärung für Rechtsanwälte unterschrieben
  • gern Terminieren wir für Sie über Ihren freigegebenen Online-Kalender. Markieren Sie z.B. alle freien Termine mit grün
  • VIP-Funktion zur besonderen Behandlung von bestimmten Anrufern
  • Aktenzeichen etc. können als Pflichtabfragefelder definiert werden
  • Melden Sie Ihre Verfügbarkeit Ihrer Sekretärin von unterwegs per Online-Kundenbereich, auch mit dem Handy! z.B. “Bin bis 13 Uhr bei Gericht.”
Wo finde ich die Preisliste für den Telefonservice für Rechtsanwälte?
Wenn ein Mandant anruft, hört er dann Musik oder ein Klingelzeichen?
Haben Sie eine App, von der aus ich direkt aus dem Gericht heraus Ihnen meine Verfügbarkeit mitteilen kann?
Sind Sie ein Callcenter?
Bekomme ich durch Sie eine neue Rufnummer und muss diese nutzen?
Welche Telefone darf ich auf Sie umstellen? Auch zusätzlich mein Handy?
Muss ich dauerhaft zu Ihnen umstellen oder nur, wenn ich das möchte?
Wie sind Ihre Annahmezeiten und was passiert außerhalb dieser?
Können Ihre Sekretärinnen auch Termine für mich machen?
Haben Ihre Mitarbeiter Verschwiegenheitserklärungen unterschrieben und wurden Sie über den Datenschutz belehrt?
Wenn ein Mandant anruft, hört er dann Musik oder ein Klingelzeichen?

Das können Sie ganz allein bestimmen. Wir wissen, dass Rechtsanwälte, lieber ein Klingelzeichen haben, statt einer “automatischen” weiblichen Begrüßung plus Musik. Jedoch geben wir eines zu bedenken. Es hat sich herausgestellt, dass Kunden bereit sind etwas länger zu warten, wenn Musik gespielt wird. Bei einem einfachen Klingelzeichen geben bereits viele Kunden nach 2-3 mal klingeln auf. Wir versuchen schnellstmöglich für Sie ans Telefon zu gehen, unser Servicelevel beträgt 20 Sekunden, aktuell sind es derzeit 12 Sekunden. Manch einem Anrufer ist selbst dies zu viel. Daher empfehlen wir wenigstens eine angenehme Musik einzuspielen. Sie können bei uns wählen zwischen Chillout, Klassik und wenn Sie möchten können Sie uns sogar ein MP3 senden (ab Einsteiger Tarif).

Normalerweise ist Ihr Anschluss so vorkonfiguriert:

  1. Weibliche Stimme “Herzlich Willkommen, wir freuen uns über Ihren Anruf und sind gleich persönlich für Sie da.”
  2. Chillout-Musik
  3. Sekretärin nimmt den Anruf entgegen

Gern ändern wir dies auf “Nur Klingelton”.

Haben Sie eine App, von der aus ich direkt aus dem Gericht heraus Ihnen meine Verfügbarkeit mitteilen kann?

Unser Kundenbereich auf dieser Seite ist responsiv, dies bedeutet: Er funktioniert auch auf dem Smartphone (Android, IOS) tadellos. Sie können also auch von unterwegs bequem uns Ihre Verfügbarkeit mitteilen. Diese Information ist eine LIVE-Information, die sofort an Ihre Sekretär*Innen weitergegeben wird. Sobald der nächste Anrufer kommt, sehen Ihren Sekretär*Innen diese Information auf einer sich öffnenden Maske, sogar mit einem Zeitstempel.

Sind Sie ein Callcenter?

Wir sind kein Call-Center! Alle Mitarbeiter haben sogar Einzelbüros. Im Gegensatz zum Callcenter erhalten Sie nur 4-5 Sekretärinnen zugeteilt. Diese Anzahl ist einfach notwendig, um auch parallele Gespräche abdecken zu können sowie Krankheits- und Urlaubszeiten.

Bekomme ich durch Sie eine neue Rufnummer und muss diese nutzen?

Nein! Ihre Rufnummer bleibt vollkommen unangetastet und weiterhin gültig. Alles was Sie von uns bekommen ist eine “geheime” persönliche Einwahlnummer im deutschen Festnetz. Auf diese Nummer müssten Sie bitte Ihre Telefone umstellen, damit wir Anrufe für Sie entgegennehmen können.

Welche Telefone darf ich auf Sie umstellen? Auch zusätzlich mein Handy?

Welche Telefone Sie auf uns umstellen ist komplett Ihre Sache. Wir haben Rechtsanwälte, die lediglich Ihr Bürotelefon auf uns umstellen, wir haben aber auch Rechtsanwälte, die zusätzlich Ihr Handy auf uns umstellen. Uns ist das egal. Wann immer ein Anruf auf Ihrer persönlichen Einwahl bei uns ankommt, nehmen wir diesen Anruf für Sie an und informieren Sie umgehend per Email und optional sogar per SMS (falls Sie das wollen).

Muss ich dauerhaft zu Ihnen umstellen oder nur, wenn ich das möchte?

Das bleibt komplett Ihnen überlassen. Ihre Sekretär*Innen sind Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr für Sie da. Wenn Sie nur ab und zu umstellen freuen wir uns genauso, wie wenn Sie dauerhaft zu uns umstellen.

Wie sind Ihre Annahmezeiten und was passiert außerhalb dieser?

Ihre Sekretär*Innen sind Montag bis Freitag von 8 bis 18 Uhr für Sie da. Außerhalb bieten wir Ihnen 2 Möglichkeiten:

  1. voreingestellt ist ein Anrufbeantworter, der Ihnen bei Anruf umgehend ein Soundfile per Email sendet
  2. Sie haben aber auch die Möglichkeit, dass wir Ihnen die Anrufe außerhalb unserer Öffnungszeiten auf eine deutsche Nummer Ihrer Wahl routen. Beachten Sie bitte, dass dann Weiterleitungsgebühren laut Preisliste anfallen.
Können Ihre Sekretärinnen auch Termine für mich machen?

Selbstverständlich! Geben Sie uns Ihren Kalender frei oder nutzen Sie Terminierungs-Online-Services mit einem Zugang für uns. Beachten Sie bitte, dass uns vorbehalten vor einer Vertragsannahme zu prüfen, ob wir mit Ihrem Online-Termininierungs-Service zurechtkommen. Er sollte einfach zu bedienen sein. Es fallen hierbei keine zusätzlichen Kosten an. Terminierung ist ab dem Einsteiger-Tarif möglich.

Haben Ihre Mitarbeiter Verschwiegenheitserklärungen unterschrieben und wurden Sie über den Datenschutz belehrt?

Ja. Alle Mitarbeiter für das Anwaltssekretariat mussten Verschwiegenheitserklärungen für Rechtsanwälte unterschreiben und die strengen Datenschutzbestimmungen lesen und akzeptieren.

Das sagen Rechtsanwälte über die Arbeit mit EVE Office:

Seit 2014 nutze ich EVE-Office als Bürodienstleister, für die Entgegennahme von Telefonanrufen. Mit dem Service bin ich sehr zufrieden. Besonders gefällt mir, dass eine überschaubare Anzahl von Telefonistinnen meine Anrufe bearbeitet, dadurch entsteht trotz der räumlichen Distanz ein Gefühl für die Anrufer und diese wiederum hören nicht bei jedem Anruf eine andere Stimme. Zudem lassen sich leicht und unproblematisch Änderungen und Anweisungen an die Telefonannahme geben. Dies führt zu einer flexiblen und guten Bearbeitung der Anrufe.

Aus diesem Grunde empfehle ich EVE-Office bei jeder Gelegenheit guten Gewissens weiter.

Tim Zirngast / Rechtsanwalt, Berlin

Referenzen EVE Office Anwaltssekretariat (Auszug):

  • Rechtsanwalt Zirngast, Berlin
  • Rechtsanwalt Unterbörsch, Köln
  • Rechtsanwalt Becker, Springe
  • Rechtsanwalt Stenzel, Wiesbaden
  • Rechtsanwalt Henning, Erfurt
  • Rechtsanwalt Bester, München
  • Rechtsanwalt Grabosch, Berlin
  • Rechtsanwalt Timmermans, Berlin
  • Rechtsanwalt Heinzmann, Berlin
  • Rechtsanwalt Stämmler
  • Patentanwalt Schneider
  • Rechtsanwalt Schöne-Köppche, Halle (Saale)
  • Legacon Essen
  • Legacon Hamburg
  • Legacon Hannover
  • Legacon Bremen
  • Rechtsanwalt Beuther
  • Rechtsanwalt Heinze, Jena
  • Rechtsanwalt Euskirchen
  • Rechtsanwältin Leithoff
  • Rechtsanwältin Kriebich
  • u.v.m.

Anwaltssekretariat, Telefonservice für Rechtsanwälte

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